Praćenje narudžbi i vanjskih usluga

Kod narudžbe robe jako je važno znati za koji projekt ili radni nalog je roba naručena, od kojeg dobavljača je naručena, kada se očekuje isporuka te kad je dostavljena i spremna za proizvodnju.

Također, nerijetko se događa da se određeni artikli moraju poslati na vanjsku uslugu nekom od partnera. U tom slučaju, nužno je znati tko radi vanjsku uslugu, po kojoj cijeni te koji je rok završetka.

Sve to se vrlo jednostavno može kreirati i pratiti u Toscana sustavu. Narudžbu robe ili usluga moguće je napraviti zasebno kao klasičnu narudžbu, kao dio projekta ili kao dio radnog naloga.

Automatizirano naručivanje i praćenje robe

Automatsko naručivanje robe iz projekta funkcionira na način da modul za narudžbu prepoznaje stavke iz ponude, prema stavkama prikazuje dostupne količine na skladištu te razliku koju bi trebalo naručiti. Narudžbenica se može direktno generirati i odmah putem sustava poslati dobavljaču ili se roba stavlja na zbirnu listu narudžbi, što bi značilo da, ukoliko imate više prodajnih predstavnika, svi mogu postaviti robu na zbirnu narudžbu. Sustav po šifri artikla prepoznaje dobavljače i grupira stavke za narudžbu prema dobavljačima te na taj način odjel nabave dobiva grupni popis robe već raspoređen prema dobavljačima.

U tom slučaju generiraju se grupne narudžbenice, ali se točno zna koja roba je rezervirana za koji projekt. S obzirom da se iz radnog naloga može rezervirati materijal na skladištu, odmah je vidljivo ukoliko neki materijal nedostaje te je također moguće napraviti narudžbu robe.

Dovoljno je iz baze odabrati materijal koji je potrebno naručiti, staviti na listu i generirati narudžbenicu. Osim toga, ukoliko je potrebno, dobavljaču se mogu poslati i datoteke s poveznicom za preuzimanje.

Pregled narudžbi

Da bi se narudžbe lako i brzo administrirale potreban je jednostavan pregled u kojem se već na prvi pogled mogu vidjeti najvažnije informacije. Nakon što se narudžba pošalje, nužno je unijeti datum potvrde i očekivane isporuke, zatim datum kada je roba dostavljena i na kraju datum obračuna.

Na prikazu iz sustava vidljive su sve narudžbe sa svim povezanim rokovima i trenutnim statusom, što omogućuje brzi pregled po dobavljačima i rokovima. Za svaki od navedenih unosa, odnosno rokova praćenja narudžbe svi djelatnici koji su uključeni u projekt dobivaju na e-mail obavijest o stanju narudžbe.

Narudžbe i vanjske usluge na ovaj način imate pod sto postotnom kontrolom i u svakom trenutku znate status pojedine narudžbe i artikla koji je poslan na vanjsku uslugu.