Lösung für die vollständige Finanz- und Buchhaltungskontrolle

In der Druckindustrie treffen wir oft auf Kunden, die über eine hervorragende Buchhaltungssoftware verfügen, aber aufgrund der strengen Einschränkungen, die eine Buchhaltungssoftware haben muss, ist der Kunde durch eine solche Software nicht in der Lage, sein Geschäft vollständig zu steuern, d. h. die Kontrolle zu haben Überblick und die Möglichkeit nachträglicher Änderungen in jedem Arbeitsablauf.

Dies ist genau der wichtigste und größte Unterschied zwischen Buchhaltungssoftware und Toscana ERP&CRM-Lösungen. Das ERP&CRM-System von Toscana ist auf die Druckindustrie spezialisiert, d. h. es wird an die Bedürfnisse, Ideen und Wünsche von Kunden angepasst, die seit vielen Jahren in der Branche tätig sind und über Erfahrungen verfügen, die wir in innovative Lösungen integriert haben.

Jederzeit eine transparente und und klare Finanzlage

Toscana ERP&CRM lässt sich leicht an die Verwaltung komplexer Geschäftsprozesse anpassen, dies bedeutet jedoch nicht, dass es nicht über alle erforderlichen Buchhaltungsfunktionen verfügt. Selbstverständlich ist es möglich, alle wesentlichen Buchhaltungsaufgaben zu verwalten und Berichte entsprechend der Buchhaltungsabteilung oder dem Buchhaltungsdienst zu erstellen.

Ebenso automatisiert ist die Überprüfung von abrechnungsreifen Projekten. Nach Auslieferung der Ware an den Kunden muss der projektbetreuende Außendienstmitarbeiter das Projekt nur noch als ausgeliefert markieren und schon landet das Projekt automatisch auf der Rechnungsliste in der Buchhaltung.

Mit der klassischen Erstellung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen (UFA, IFA) ist es möglich, für bestimmte Kunden eine automatisierte monatliche Rechnungsstellung zu generieren. In diesem Fall muss der Monat ausgewählt werden, für den wir Rechnungen erstellen möchten, und das System erledigt alles andere automatisch und generiert eine .pdf-Dokumentation mit einer vordefinierten E-Mail-Vorlage zum Versenden an Kunden.

Kontoauszüge werden direkt in das System importiert und somit alle Zahlungen auf Ausgangskonten abgeschlossen. Nachdem die Zahlung im System gebucht wurde, erhält der Außendienstmitarbeiter per E-Mail eine Benachrichtigung über die Zahlung, d. h. das geschlossene Konto.

Mitarbeiter im Außendienst können auf dem individuell angepassten mobilen Display schnell und einfach alle Spesen pro Arbeitsauftrag eingeben sowie Reiseaufträge ausfüllen. Nur durch Änderung des Status des Arbeitsauftrags auf „Erfolgreich“ landet der Auftrag auf der Rechnungsliste.

Wichtig ist auf jeden Fall, die Finanzkarte eines einzelnen Ansprechpartners vorzulegen, die die aktuelle finanzielle Situation, ob Schulden oder Forderungen, übersichtlich darstellt. Darüber hinaus ermöglicht das System auch das automatisierte Versenden von Mahnungen für unbezahlte Rechnungen.

Integration mit Buchhaltungssoftware

Neben der Möglichkeit, periodische Buchhaltungsberichte zu erstellen, ist Toscana ERP&CRM auch mit mehreren Buchhaltungssoftware verbunden, wodurch Konten aus dem Toscana-System sofort mit dem Buchhaltungsdienst verbunden und mit korrekten Konten zur weiteren Verarbeitung in das Hauptbuch eingegeben werden können.

Das Wichtigste ist, jederzeit die genaue finanzielle Situation für jeden Kunden, jedes Projekt, jeden Arbeitsauftrag zu kennen, einschließlich der tatsächlichen Produktionskosten.