Wie kann man die Organisation der Druckerei auf ein höheres Niveau heben?

Wir sind uns alle einig, dass es keine leichte Aufgabe ist, die Antwort auf die Frage im Titel zu finden, aber wir können mit Sicherheit bestätigen, dass die Antwort in der Digitalisierung des Geschäfts liegt. Die Digitalisierung des Geschäfts beinhaltet den Einsatz von Softwaretools, die Informationen aus allen Abteilungen des Unternehmens in einem einzigen System integrieren. Mit diesen Tools lassen sich nahezu alle Prozesse im Unternehmen automatisieren, beschleunigen, steuern und verbessern.
Der Implementierungsprozess dauert je nach Unternehmensgröße durchschnittlich mindestens drei Monate bis zwei Jahre. Es ist wichtig zu beachten, dass der Erfolg der Einführung eines solchen Systems maßgeblich von der Organisation und dem Bewusstsein des Direktors sowie anderer Mitarbeiter abhängt. Das heißt, wenn die Schlüsselpersonen im Unternehmen mit dem gesamten Digitalisierungsprozess vertraut sind und entschlossen sind, eine solche Lösung zu implementieren, dann können wir behaupten, dass die Chancen für eine erfolgreiche Digitalisierung des Geschäfts sehr hoch sind.

Es gibt keinen Erfolg ohne das Engagement aller Mitarbeiter

In the first few months, the most significant commitment lies with the employees themselves. They have to follow all the instructions and change their work habits, which is one of the biggest problems, and in most cases, they work simultaneously in both the old and the new system.

In den ersten Monaten liegt eine große Verpflichtung bei den Arbeitern selbst, die alle Anweisungen befolgen und ihre Arbeitsgewohnheiten ändern müssen, was eines der größten Probleme darstellt, und in den meisten Fällen sowohl im Alten als auch im Neuen parallel arbeiten System.

Natürlich müssen sich die Arbeitnehmer an die Regeln des Systems anpassen, aber es gilt auch ein System zu finden, das weitgehend an die bestehende Arbeit des Unternehmens angepasst werden kann.Der beste Weg zur Einführung eines neuen Systems besteht darin, für jede Abteilung im Unternehmen (Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung usw.) den Verantwortlichen und den Termin festzulegen, bis zu dem ein bestimmter Abschnitt des Systems eingeführt werden muss. Der Verantwortliche durchläuft eine ausführliche Schulung und beaufsichtigt danach seine Abteilung und überwacht die Arbeit der Arbeiter und warnt sie rechtzeitig vor Fehlern. Um das System so schnell und schmerzlos wie möglich einzuführen, ist es nämlich notwendig, dass die Arbeiter jeden Tag darin arbeiten, und wenn sie auf ein Problem stoßen, wenden sie sich an den Manager und lösen das Problem und umgehen es nicht im Alter Weg. Der Systemanbieter und der Unternehmensleiter erhalten regelmäßige Berichte aus allen Abteilungen, nach denen weitere Schritte geplant und durchgeführt werden.

Was die Mitarbeitermotivation selbst betrifft, geht die Unternehmensführung unterschiedliche Wege. Wir können nicht vorschlagen, was besser ist, aber am gebräuchlichsten ist das Belohnungs- oder Sanktionsprinzip.

Das Problem der Anfragen und Bestellungen

Da jedes Geschäft mit Anfragen und Bestellungen beginnt, werden wir damit beginnen. Wie kann der Fortschritt jeder Anfrage und Bestellung angemessen entgegengenommen, delegiert und überwacht werden? Anfragen kommen im Allgemeinen aus vier Quellen: persönlich, telefonisch, per E-Mail und per Webformular. Ohne ein Qualitätssystem ist es unmöglich, Anfragen angemessen zu überwachen. Warum? Anfragen werden von verschiedenen Mitarbeitern entgegengenommen und bearbeitet, Aufzeichnungen in Tagebüchern oder Excel-Tabellen geführt. Es gibt keine klare Verteilung der Anfragen, um zu wissen, aus welchen Quellen und durch wen die Anfrage kam. Dementsprechend sind auch die Zustände von heruntergeladenen Abfragen nicht bekannt. Es ist nicht bekannt, wie viele von ihnen in Unternehmen umgewandelt wurden und wie viele erfolglos blieben und aus welchen Gründen.

Es dauert manchmal mehrere Monate, um aus einem Lead einen Kunden zu machen, aber ohne die richtigen Tools gerät ein solcher potenzieller Kunde zusammen mit den täglichen Verpflichtungen leicht in Vergessenheit. Da jedes Unternehmen mit einer Anfrage oder einem Auftrag beginnt, ist es äußerst wichtig, dieses Geschäftssegment vollständig unter Kontrolle zu haben und zu verhindern, dass Kunden vergessen oder nicht kontaktiert werden.

Die Lösung: eine zentrale Liste aller Anfragen

Wie bereits erwähnt, kommen Anfragen aus vier Quellen und an unterschiedliche Mitarbeiter. Anfragen, die per E-Mail kommen, können direkt an das System weitergeleitet werden, Anfragen, die über das Webformular kommen, landen automatisch auf der Liste, persönliche und telefonische Anfragen werden manuell über ein einfaches Formular erfasst und landen schließlich auch in der Zentrale Liste, von wo aus sie weiterverarbeitet werden.

In der Praxis hat es sich als am effizientesten erwiesen, wenn ein oder zwei Mitarbeiter die Abfrageverwaltung übernehmen. Sie sind verantwortlich für die tägliche Überprüfung der zentralen Liste, nach der sie alle Anfragen prüfen und je nach Inhalt Aufgaben an andere Mitarbeiter vergeben. Die Liste wird natürlich mit einer Statusänderung und Maßnahmen gegenüber dem Kunden aktualisiert. Wenn also beispielsweise ein Angebot für den Kunden vorliegt, wird die Anfrage auf ERFOLGREICH gesetzt und der Status des Angebots weiter überwacht, das erfolgreich oder abgelehnt werden kann. Im Falle eines abgelehnten Angebots verlangt das System, dass der Ablehnungsgrund markiert wird, damit er für weitere Analysen verwendet werden kann. Im Bild sehen Sie alle eingehenden Anfragen an einem Ort, unabhängig davon, von welcher Quelle oder von welchem Vertriebsmitarbeiter sie stammen. Die tabellarische Darstellung zeigt die wichtigsten Informationen, nach denen z. sehen Sie, von wem die Anfrage kam, über welche Quelle, den aktuellen Status und welcher Mitarbeiter die Anfrage zur weiteren Bearbeitung übernimmt.

Im ERP&CRM-System von Toscana wird fast alles durch Status bestimmt, von Anfragen, Angeboten, Arbeitsaufträgen, Warenbestellungen bis hin zu Rechnungen. Indem Sie Ihren Status ändern, können Sie schnell und einfach auf die Informationen zugreifen, die Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise nur die Anfragen sehen möchten, die Sie bearbeiten müssen, wählen Sie einen Status namens „Ausstehend“ aus und erhalten eine gefilterte Liste gemäß dem ausgewählten Status. Auf diese Weise wird neben der Filterung auch das Vergessen des Mandanten vermieden, denn solange sich der Abfragestatus nicht ändert, ist er in der Bearbeitungsliste sichtbar. Um es zu schließen, muss eine bestimmte Maßnahme gegenüber dem Kunden ergriffen werden.

Sobald eine Anfrage eröffnet ist, kann diese schnell und einfach verwaltet werden. Direkt aus der Anfrage heraus ist es möglich, ein Angebot, einen Arbeitsauftrag oder eine durchgeführte CRM-Aktivität nach Kundenwunsch zu erstellen. Die CRM-Aktivität umfasst jede Art der Kommunikation mit dem Kunden – Besprechung, Telefonanruf, E-Mail-Korrespondenz und ähnlich.